La dématérialisation de factures, une bonne initiative encadrée par l’Etat !

L’Etat français prévoit qu’à partir de 2020, toutes les entreprises qui sont sises en France doivent appliquer la dématérialisation de factures, que ce soit : les grandes entreprises, les personnes publiques, les PME ou les micro-entreprises. Toutes les factures vont donc adopter le format numérique, ou plus précisément le format électronique. Notons que la dématérialisation de documents a déjà été appliquée depuis plusieurs années dans d’autres pays européens tels que la Finlande, la Norvège et le Danemark. De ce fait, il y a donc lieu de ne plus utiliser des documents en papier et de les remplacer par des documents numérisés. C’est ce qu’on entend d’ailleurs par la politique de « zéro papier ».

Comment éditer les factures électroniques ?

Normalement, l’administration publique accepte et valide les factures électroniques éditées par les entreprises si celles-ci respectent les formalités prévues par les dispositions légales. Elles peuvent également émettre des factures sous cette forme si le destinataire n’en trouve pas d’inconvénients. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer dans une facture dématérialisée, il y a lieu de citer : l’identité des parties, la date d’émission, le numéro de la facture, le détail des services ou des marchandises, la date de livraison des marchandises ou la date d’exécution des interventions, le montant de la TVA, le coût hors taxe et le total à payer. Ainsi, s’il s’agit d’une facture structurée, ce sont ces informations qui vont servir de repères pour reconnaître rapidement une facture. Les formats et les logiciels utilisés vont également simplifier les tâches des utilisateurs. Notons que les logiciels les plus répandus en matière de dématérialisation de documents sont la LAD, la RAD et le vidéocodage. Quant aux formats, les dématérialisations structurées utilisent en général l’EDI, le XML et l’IDoc tandis que les documents non structurés sont édités avec le PDF, le JPEG, le Word et l’Excel.

Les démarches à suivre pour bénéficier de tous les avantages de la dématérialisation fiscale

Les avantages de la dématérialisation sont multiples, dont : la réduction des coûts, la réduction des délais de traitement, l’automatisation des tâches, l’optimisation de la productivité, la qualité et l’intégrité des factures, la facilité des échanges, la participation au développement durable, la conservation d’un double de factures électroniques et la disponibilité permanente des factures. Cependant, quelques démarches supplémentaires doivent être respectées afin de garantir l’authenticité et la pérennité des factures. Elles doivent contenir une signature électronique qui a été apposée par une autorité de certification ou par un tiers certificateur. Ensuite, l’entreprise doit mettre en place un système de contrôle qui vérifie le lien existant entre la transaction en question et la facture. Il faut également que les parties adoptent une norme commune d’automatisation de traitement des factures afin d’uniformiser les éditions et d’avoir les mêmes types d’interprétations. Enfin, la dernière étape est l’archivage des factures ou leur conservation. Vu que les factures doivent être stockées chronologiquement et qu’elles doivent être gardées pendant une dizaine d’années. Le meilleur moyen de les archiver et de les retrouver rapidement en cas de besoin est d’utiliser un bon logiciel d’archivage et de les placer dans des coffres forts électroniques sécurisés. Ainsi, elles seront classées de manière chronologique et il n’y a pas lieu de dépenser de l’argent pour l’archivage des documents.